Welke communicatiestijl is het meest effectief?

Verschillende handhavers hanteren verschillende communicatiestijlen. Meestal is dat de stijl die het best bij die handhaver past. De één is wat directer, de ander wat genuanceerder. Logisch toch? Nou eigenlijk niet! De beste communicatiestijl is de manier van communiceren die de grootste kans maakt dat een overtreder inziet dat hij/ zij beter een ander gedrag kan vertonen.

Omdat overtreders in alle soorten en maten voorkomen is het dus logischer als de communicatiestijl past bij de overtreder en de situatie.

U zult misschien denken: ‘dat vraagt nogal wat van de handhaver als het gaat om flexibiliteit in communicatiestijlen’. En dat klopt. Maar is dat teveel gevraagd? In het contact tussen handhaver en overtreder is de handhaver immers de professional die een ander gedrag wil zien. Het is dus ook logisch dat deze professional de meeste invloed op de situatie dient te hebben.

De keuze voor een bepaalde communicatiestijl heeft dus te maken met wie de gesprekspartner is. Door vaker diverse communicatiestijlen te gebruiken, heb je meerdere troeven in handen om een situatie zo goed mogelijk op te lossen. Door uw communicatie naar de ander aan te passen aan de stijl van de ander zal hij of zij u beter begrijpen.

Door het begrip dat ontstaat kunt u meer invloed uit te oefenen op uw gesprekspartner(s). Het gebruik van een gepaste communicatiestijl zal u helpen om op de juiste manier en het juiste moment corrigerende actie te ondernemen zonder in conflict te geraken. Bij iedere mens past een specifieke voorkeursstijl maar toch kan u leren om afhankelijk van de situatie een andere stijl te gebruiken.

Een eenvoudige start is het herkennen van het zogenoemde ‘representatie voorkeursysteem’ van de overtreder. Met een beetje oefening zijn die te herkennen en de praktijk wijst uit dat het contact met de overtreder dan direct een stuk beter verloopt. Hoe herken ik iemands systeem?

Welk systeem op een gegeven moment de voorkeur heeft van iemand kan aan de buitenkant worden waargenomen. Belangrijke kenmerken worden bijvoorbeeld verkregen aan de hand van de gehanteerde taal en de fysiologie (lichaamskenmerken) van een persoon.

 

Zien (visueel)

Mensen die visueel zijn ingesteld staan of zitten vaak met opgeheven hoofd en/of lichaam. Zij ademen vanuit het bovenste deel van hun longen. Omdat ‘zien ‘belangrijk voor ze is zijn zij doorgaans goed verzorgd en vinden zij hun kleding belangrijk. Ze gebruiken ook taal die visueel is, bijvoorbeeld: ‘u ziet toch wel dat ik… Zij zijn dus ook gevoelig voor complimenten over hun uiterlijk of eigendommen en als handhaver krijg je respect als je er zelf ook ‘spic en span’ uitziet. In de bejegening gebruik je ook veel beeldtaal.

 

Horen (auditief tonaal)

Mensen die auditief ingesteld zijn ademen vaak vanuit het midden van de borstkas. Een karakteristieke eigenschap is dat zij woorden gemakkelijk onthouden en auditieve taal hanteren, bijvoorbeeld: ‘ik hoor wel wat u zegt maar hebt u ook naar mij geluisterd ..’Ze praten makkelijk en veel en leren door te luisteren. Gewoonlijk houden zij van muziek en praten door de telefoon. Als handhaver dien je duidelijk in jouw boodschap te zijn anders ontstaan er snel discussies.

 

Voelen (kinestetisch)

Een karakteristieke eigenschap van mensen die kinesthetisch zijn ingesteld is, dat zij vanuit het onderste deel van hun longen ademen, zodat je hun maag tijdens het ademen ziet bewegen. Vaak bewegen en spreken zij langzaam. Zij zijn gevoelig voor fysieke beloningen zoals schouderklopjes, etc. Zij gaan ook dichter bij andere mensen staan dan visueel ingestelde mensen. Zij onthouden door iets te doen of ergens doorheen te wandelen. Voor handhavers is dit een uitdaging want met een overtreder zul je niet snel lichamelijk contact willen maken. Maar je kunt wel jouw houding ‘spiegelen’ aan de houding van de overtreder en het spreektempo van de overtreder over te nemen.

 

Denken (auditief digitaal)

Deze mensen benaderen zaken langs de weg van de logica. Zij zullen willen weten of een verbod “ergens op slaat”. Ze hebben de neiging te vergelijken en de logica te onderzoeken. Bewijsvoering is erg belangrijk voor ze. Dat is dus ook een uitdaging wat vaak kunnen ze in een discussie uitstekend argumenteren. De valkuil voor een handhaver is dat hij ‘op zijn strepen gaat staan’. Het is beter een goede argumentatie te waarderen en aan te geven dat het niet doenlijk is om in individuele gevallen een uitzondering op de regel te maken. De opmerking ‘dat begrijpt u toch wel’ is vaak als zalf op de wonde.

Meer weten over communicatiestijlen?

Wil je meer informatie over de verschillende communicatiestijlen en over de beschikbare trainingen voor publieke functionarissen? Stuur een mail of plaats hieronder uw reactie.

 

 

Geef een reactie